Verklaring ‘Bescherming van persoonsgegevens’ binnen kwb Lier-Lisp

Wet op de privacy, GDPR, AVG

Terminologie

De termen die in deze Verklaring met hoofdletter zijn geschreven, hebben de volgende betekenis:

Lid/Leden

Leden van de afdeling KWB Lier-Lisp

Afdeling

KWB Lier-Lisp, p.a. voorzitter Ronny Verhulsel, Pannenhuisstraat, 2500 Lier

Verklaring

Verklaring ‘Bescherming van persoonsgegevens’ binnen Kwb Lier-Lisp

 

Onze Afdeling als verwerkingsverantwoordelijke

Om haar goede werking te kunnen verzekeren, heeft onze Afdeling nood aan een paar gegevens. Het betreft identiteitsgegevens, adresgegevens, e-mail, telefoon en de geboortedatum Deze gegevens worden doorgegeven aan een externe partner, met name KWB nationaal, om een goede administratieve werking te kunnen verzekeren (b.v. contactname per telefoon, brief, e-mail) en om je te kunnen informeren. We bewaren je gegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk is. Uiteraard heb je bepaalde rechten t.o.v. die gegevens.

Onze Afdeling en haar werking zijn een constant in de tijd veranderend gegeven. Zodra je lidkaart ontvangt (en vanaf werkjaar 2018-2019 het bijhorend formulier aangaand GDPR-AVG ondertekent), geef je de toestemming om de nodige gegevens te verzamelen en te gebruiken binnen het wettelijk voorziene kader.

Het is mogelijk dat ons beleid met betrekking tot persoonsgegevens in de toekomst wordt aangepast en gewijzigd. Deze wijzigingen zullen duidelijk aangeduid worden in deze Verklaring. We raden jou als Lid dan ook aan om deze Verklaring regelmatig opnieuw na te kijken.

Welke gegevens bewaren wij van de Leden?

Gegevens over Leden

Waarvoor hou je gegevens bij?

  • Ledenadministratie
  • Ledenverzekering
  • Communicatie met de leden:
    • Bezorgen ledenblad
    • Bezorgen digitale nieuwsbrief
    • Bezorgen uitnodigingen
    • Bezorgen ledenvoordelen

Wat is de rechtsgrond?

  • Onderlinge toestemming (gekoppeld aan lidmaatschap)
  • Gerechtvaardigd belang

Welke gegevens hou je bij?

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Contactgegevens (telefoon, gsm, mailadres)

Waar hou je de gegevens bij?

  • Korpus, de online database van kwb vzw
  • Excel bestand op PC van de secretaris die beveiligd is met een paswoord en virus scanner.

Wat doe je met de gegevens?

  • Registreren
  • Raadplegen

Hoelang bewaar je de gegevens?

  • Tot 2 jaar na stopzetten lidmaatschap

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

  • Enkel Korpusverantwoordelijke (in ons geval ook de secraris) en webmaster kan in het ledenprogramma werken (beveiligd met een paswoord).

Gegevens over deelnemers aan activiteiten

Waarvoor hou je gegevens bij?

  • Communicatie met de deelnemers; bezorgen van uitnodigingen voor komende activiteiten
  • Verzekeren van de deelnemers
  • Noteren wie betaald heeft of nog niet.

Wat is de rechtsgrond?

  • Onderlinge toestemming: de deelnemers worden op de hoogte gebracht en schrijven zelf hun gegevens op.

Welke gegevens hou je bij?

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • Contactgegevens (telefoon, gsm, mailadres)

Waar hou je de gegevens bij?

  • In een Excel-bestand op de computer van de secretaris.

Wat doe je met de gegevens?

  • Registreren
  • Raadplegen

Hoelang bewaar je de gegevens?

  • Maximum 1 jaar

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

  • Paswoord op laptop van de secretaris
  • Paswoord op het Excelbestand met de gegevens
  • Worden enkel op de computer van de secretaris bijgehouden.

Recht op toegang tot, verbetering en verwijdering van je persoonsgegevens

Je beschikt over een recht op toegang tot je persoonsgegevens. Onze Afdeling (kwb Lier-Lisp) engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd of eventueel zelfs verwijderd worden. Wij verzamelen geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de goede werking van de Afdeling.
Jij als Lid hebt het recht onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden.
Als Lid kan je je rechten uitoefenen door ons te contacteren via de secretaris van onze Afdeling: Leo De Pooter (leo.depooter@telenet.be). Onze Afdeling verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven. Omwille van veiligheidsredenen zullen we je in deze procedure wel vragen je identiteit te bewijzen.

Recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie

Je hebt als Lid het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie, ook de ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ genaamd (zie www.privacycommission.be/nl voor meer informatie).

 

Recht op verzet, restrictie en gegevensoverdracht

Je kan je als Lid te allen tijde kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien
1) de Afdeling je persoonsgegevens verwerkt op basis van een niet-legitiem doel (en de Afdeling de persoonsgegevens niet verder moet verwerken op een andere juridische basis);
of
2) deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.
Je kan als Lid ook een restrictie van de verwerking eisen, dan ben je de facto geen Lid meer van onze Afdeling.